Grip op je mail in 5 stappen
Grip op je mail

Grip op je mail in 5 stappen

Zeg eens, is je mail je werk? Voel jij je onrustig als je een dag (of een dagdeel!) niet naar je mail kunt kijken? De angst om taken te vergeten, collega's teleur te stellen of klanten te vergeten overvalt je zodra je jouw mail niet op orde hebt. Met jouw eigen systeem houd je de zaken op de rit, maar om nou te zeggen dat het jou rust en overzicht geeft?

Je werkt wel met een systeem, maar werkt het systeem voor jou of werk jij (hard!) voor jouw systeem?

In de module Grip op je mail leer je in 5 stappen hoe je jouw systeem voor jou laat werken. Je vindt rust in je werk en creëert overzicht door grip op je mail te krijgen. Ik geef je hier de 5 stappen cadeau.

Stap 1 - Overzicht op een centrale plek

Microsoft To Do Icon

Al je actiepunten op één plek. En daarmee bedoel ik niet je inbox! Nee, een plek die bedoeld is voor actiepunten, zoals een to do-lijst. Dag, dag 'volle-onoverzichtelijke-inbox-want-ik-moet-iets-doen-met-die-mails-al-weet-ik-niet-precies-wat-en-wanneer'.

Je gebruikt hiervoor de app Microsoft To Do. Download de app, en zet deze zowel op je mobiel, als op je laptop. Het belangrijkste is dat je er snel bij kunt. Je kunt dan eenvoudig en snel taken toevoegen.

Stap 2 - Maak je doelen leidend

Je gaat voorkomen dat Microsoft To Do een vergaarbak wordt van taken, ideeën, losse eindjes en dingen die helemaal niet bij je thuishoren.

  1. Allereerst sta je stil bij de vraag: Waar ben ik nou verantwoordelijk voor? Wat is het belangrijkste in mijn werk? Waar moet (en wil!) ik aan bijdragen?
  2. Bepaal op basis van dit antwoord 4 pijlers (kapstokjes), waar je al jouw taken eerst aan ophangt vóórdat je ze doet.
  3. Maak vervolgens 4 lijsten aan in To Do; per pijler een lijst. Je geeft elke lijst een eigen kleur, voor de herkenbaarheid.

Al jouw acties en taken zet je voortaan eerst in To Do
Je kiest een lijst voor de betreffende taak en zet deze daar neer.

Geef je actie een duidelijke deadline
Je noteert deze in de titel van de taak. De deadline kan variëren van '9 november 16.00 uur' tot 'voor overleg met collega X'. Als je jezelf maar dwingt na te denken over wanneer een taak gedaan moet zijn. Voorbeelden van taken zijn:

  1. Lezen: projectplan Project Y / voor overleg met projectteam Y
  2. Aan collega A vragen status contact met klant / voor klantbezoek donderdag
  3. Mail klant beantwoorden / vandaag
  4. Memo schrijven stand van zaken project X / als input ontvangen collega B

Wil je goed stilstaan bij deze stap?
Download dan dit stappenplan en krijg je doelen helder.

Stap 3 - Maak je hoofd leeg vanaf de bank

Als je eenmaal een structuur hebt in To Do, is het belangrijk dat je alle losse eindjes daarin 'vangt'. Zit je 's avonds op de bank en schiet je een actie te binnen? Zet 'm op je lijst.

Outlook Mobiel

Lees je jouw mail op een smart phone?
En zie je een mail met een actiepunt? Geef deze dan een vlag (handig om dat als voorkeur in te stellen bij je 'swipe-opties'). Deze mail met actie komt vervolgens automatisch op Microsoft To Do bij 'E-mail met vlag' te staan. Van hieruit verplaats je deze naar de juiste pijler.

Zo kan jij de mail en de actie met een gerust hart loslaten. Fijne avond.

Stap 4 - Maak tijd!

Nu gaan we voldoende uitwerktijd voor al je actiepunten creëren.

  1. Maak daarvoor in je agenda 4 categorieën aan, gebaseerd op de pijlers uit stap 2.
  2. Kies een kleur die correspondeert met de kleur in To Do.
  3. Geef elke afspraak in je agenda een categorie. Zo krijg je heel eenvoudig inzicht in waar je tijd naartoe gaat.
  4. Plan elke week een moment in dat je vooruitblikt naar de komende week. Je plant nu de uitwerktijd die je nodig hebt. Zo zorg je voor voldoende tijd (en rust) om jouw werk te doen.
  5. De uitwerktijd plan je in op pijler, niet op taak! Je plant bijvoorbeeld anderhalf uur om te werken aan pijler 1. De taken en acties volgen vanaf je To Do-lijst. Deze zet je niet vast in je agenda. Zo speel je flexibel in op de prioriteiten van het moment.
Agenda

Stap 5 - Maak je inbox leeg!

Jouw lege inbox is in zicht. In de vorige stappen heb je een systeem gecreëerd, nu is het tijd om dat te benutten. Je begint bovenaan je inbox en per mail vraag je jezelf af:

Kan ik deze mail in 2 minuten beantwoorden?

Ja --> Direct doen!

Nee --> Kopieer je mail met Ctrl+Shift+Y heel eenvoudig naar een van je lijsten. Je mail verschijnt vervolgens als taak in To Do. Je past hier hetzelfde systeem toe als bij stap 2; de onderwerpregel van de mail verander je in de eerstvolgende actie. Bijvoorbeeld 'bijlage lezen mail collega A / voor vrijdag'.

Grip Op Je Mail Blanco Zonder Logo

Op een dag begon je met mailen....

Zonder te leren 'hoe'. Vermoedelijk word je daardoor geleefd door je mail. Gelukkig biedt Outlook heel veel handigheidjes om jou grip op je mail te geven. In mijn trainingen hoor ik vaak van professionals dat ze nooit vermoedden dat het ook zo makkelijk kon zijn!

Ken de mogelijkheden
Om je mail goed in te richten en gebruik te maken van de opties voor mail, taken en agenda moet je die opties kennen. Ik deel er nog één met je.

Lekker Backspacen
Na de vraag 'kan ik deze mail in 2 minuten beantwoorden', staat de mail nog steeds in je inbox. Met een simpele Backspace verplaats je jouw mail naar het Archief; een standaard map in Outlook. Dat is feitelijk de enige map die je nodig hebt voor al jouw mail. Omdat je taken nu in To Do staan, heb je geen ingewikkelde mappenstructuur meer nodig om je mails te archiveren. Je hoeft niet meer na te denken over wáár je die mail archiveert, en je hoeft niet meer na te denken over de (steeds verouderende) mappenstructuur. Dat scheelt! Minder afleiding, meer focus.

Grip Op Je Mail

Elke dag grip op je mail

Je begint jouw dag vanaf nu met je mailbox legen. Je beantwoordt mails alleen als dat in 2 minuten kan. De rest gaat naar je takenlijst.

Vervolgens ga je naar Microsoft To Do en geef je met een ster aan welke taken prioriteit hebben. Wat wil je binnen nu en een week doen? Deze taken komen op de lijst Belangrijk.

De Belangrijk-lijst is je leidraad. Je plant uitwerktijd met deze actiepunten in je achterhoofd.

Als je steeds 1 uur aan 1 pijler werkt, ben je veel productiever
Het zorgt er namelijk voor dat je minder gaat 'switch tasken'. Je houdt je aandacht bij het onderwerp. Dat scheelt een verlies aan IQ-punten en het levert tijdwinst op. En wat dacht je van meer voldoening en werkplezier; om maar wat te noemen.

Meenemen: stappenplan of proefsessie

Heb je de stappen doorlopen en zoek je houvast voor deze werkwijze? Download het handige stappenplan voor je mail. Of plan geheel vrijblijvend een proefsessie.

Heb je hulp nodig met inrichten?

Plan een proefsessie!

Over Jet Hasper - Ik weet uit eigen ervaring hoe je als bevlogen mens kunt worstelen met je eigen werkstijl. En hoeveel rust het geeft als je je werk heel goed organiseert. De kleur van mijn logo is oranje, de kleur van vuur. Ik zie heel veel vurige, geïnspireerde mensen worstelen met een overvolle agenda én een bomvolle inbox. Ik zie dat ze daar stress van krijgen. Net als ik daar stress van kreeg! Door efficiënter werken maak je tijd voor de dingen die je wilt doen, in plaats van te leven in de waan van de dag. Dat is waar ik je mee kan helpen. Zodat jij al jouw fantastische eigenschappen productief kunt inzetten voor je werk.

Intens Productief 25
Judith Visser

Ik had niet durven hopen dat de verandering en het effect zo groot zouden zijn. Lees meer

Judith Visser - Branchmanager Top Secretaries
Hilde Jaarsma

Samen met trainer/coach Jet Hasper is mijn agenda aangenamer, mijn hoofd helder en voel ik me meer baas over mijn agenda. Lees meer

Hilde Jaarsma - Skill lead DBZ bij ABN AMRO Bank N.V.
Louise Meijer

Mijn 'verslaafd-aan-werken' collega veranderde in een relaxte collega die alles ruim van te voren op orde had...... Toen werd ik nieuwsgierig! Lees meer

Louise Meijer - Manager klantondersteuning MKB banking bij ABN AMRO Bank N.V.
Leyla Roosen

Ik leer te genieten van wat ik bereik in mijn werk, dankzij Intens Productief Lees meer

Leyla Roosen - Consultant Cultuur & Transitie ABN Amro Bank N.V.
Nicolien Linkels

Ik had nooit gedacht dat grip op mijn mail automatisch ruimte zou geven voor iets anders, zoals strategisch denken. Lees meer

Nicolien Linkels - Manager klantondersteuning MKB banking bij ABN AMRO Bank N.V.
Patricia Muller

De mogelijke resultaten van het programma klonken bijna te mooi om waar te zijn. Toch bleek het echt te werken. Lees meer

Patricia Muller - Financieel Specialist Medisch en Vrije Beroepen en DGA's bij ABN Amro Bank N.V.
Tessa Steennis

Door de manier van Intens Productief blijf ik met hoofd erbij, het is een prettige stok achter de deur en precies op maat voor mij. Lees meer

Tessa Steennis - Staffunctionaris Innovatie & Beleid ContourdeTwern, Tilburg
Tomas Dankers

Ik heb er nu nog iedere dag plezier van. Ik kan het iedereen aanraden. Lees meer

Tomas Dankers - Digitaal strateeg Have a Nice Day, 's-Hertogenbosch

Nu ik grip heb, sta ik nog steeds klaar voor anderen, maar ik word er niet meer door geleefd. Lees meer

Guler Cakir-Kilickaya - Management Assistent bij ABN Amro Bank N.V.
Cynthia van Wachem

Nu ik zie hoe veel efficiënter ik mijn werk kan organiseren, zou ik iedereen aanbevelen om dit te gaan doen. Het geeft rust en ruimte! Lees meer

Cynthia van Wachem - Communicatieadviseur Gezond Werken in de Zorg, Apeldoorn
Isa Bais

Jet is motiverend, toegewijd en positief kritisch. Haar deskundigheid heeft bij mij een gedragsverandering teweeg gebracht.. Lees meer

Isa Bais - Community manager Stichting IZZ, Apeldoorn
Ronald Peulen

Jet heeft mij weten te overtuigen waarom structuur belangrijk is. Ik ben nu een betere professional voor mijn opdrachtgever. Lees meer

Ronald Peulen - Consultancy and Support Commercial Banking bij ABN AMRO Bank N.V.

Direct een sessie inplannen?

Oriënteer je je graag uitgebreid? Bespaar dan tijd en plan nu kosteloos een Intens Productief proefsessie.

Liever eerst overleggen met je werkgever? Download dan de pdf.

Plan je sessie in met Jet PDF voor je werkgever