"Toen ik las over jezelf e-mails sturen met actiepunten dacht ik letterlijk 'doen anderen dat ook?" Nicolien Linkels, manager klantondersteuning MKB banking bij ABN AMRO Bank N.V.

"Jezelf 's avonds als je thuis bent e-mails sturen met actiepunten en zaken die je bang bent te vergeten. Toen ik daarover las dacht ik letterlijk: "Doen anderen dat ook?" Ik had het idee dat alleen ik dat deed!"

Jezelf mailen...

"Ik mailde mezelf aan de lopende band; to do-lijstjes, opdrachten, actiepunten. Mijn mail was mijn werk en ik dacht dat best goed ingericht te hebben. Maar in feite begon ik aan het einde van de week alweer nieuwe to-do lijstjes te maken, terwijl de bestaande lijstjes nog helemaal niet afgevinkt waren. Ik was ervan overtuigd dat ik gewoon een volle agenda had en dat ik mijn mail goed genoeg onder controle had. Maar ik zette 's avonds thuis nog de puntjes op de i en ik werkte vaak in de waan van de dag. Soms was ik een half uur in mijn mailbox bezig en dacht ik daarna 'wat heb ik nou eigenlijk gedaan?'."

Een cursus time management?

"Terwijl ik ergens wel wist dat dit anders moest, kwam ik er niet toe. Een cursus time management paste niet bij me. Ik wilde een persoonlijke aanpak, een-op-een en niet in een groep. En bovendien past maatwerk beter bij me, het moest aansluiten op mijn dagelijkse werk."

Baas over eigen tijd

"Ik ben iemand die anderen direct wil helpen. Dat is een mooie eigenschap, maar ook een valkuil. Een dienstverlenende houding en direct reageren, gaan ten koste van het werken aan je eigen doelen. Op een bepaald moment wist ik: 'dit wil ik niet meer'. Ik wilde zo graag weer baas over mijn eigen tijd worden. Bewuster kiezen wat ik wel en wat ik niet doe op een dag."

Behoefte aan meer ruimte

"Een van mijn leerdoelen was meer strategisch denken. Ik had daar vaak geen ruimte voor in mijn hoofd. Als ik een goed idee had of een inspirerend artikel las, dan was dat al weg voordat ik er iets mee kon doen. Het werd verdrongen door alles wat ad hoc op me afkwam en wat ik direct oppakte. Daardoor kreeg ik vaak ook niets gedaan van wat er op mijn lijstjes stond. En voelde het alsof ik niets met de tijd opgeschoten was."

Met de billen bloot

"De start van het programma heb ik ervaren alsof ik 'met de billen bloot' moest. Jet keek met me mee (via schermdelen) naar mijn inbox en agenda. Ik kwam er door Jets kritische vragen achter dat er nog een wereld te winnen was. Ze stelde vragen als 'wanneer ga je lunchen?', 'wanneer bereid je dat overleg voor?', 'waar heb je uitwerktijd gepland?'. Het werd me duidelijk dat ik met héél véél dingen bezig was."

Evenveel doen, maar slimmer

"Door 4 pijlers te formuleren op basis van mijn doelen, kreeg ik zicht op de afspraken in mijn agenda die wél en ook níet bijdroegen aan mijn doelen. Best confronterend. Ook mijn mail kreeg structureer met de 4 pijlers. Die pijlers hebben me zo geholpen om slimmer te gaan plannen en slimmer met mijn mail om te gaan. Want ik doe nog steeds heel veel, maar nu binnen mijn 36-urige werkweek en veel meer 'in control'."

Ruimte voor ideeën en inspiratie

"Zowel als 'baas over mijn tijd' als door 'grip op mijn mail' heb ik nu de ruimte voor strategisch denken die ik zocht. Dat gaat verder dan tijd ervoor inplannen. Ruimte gaat ook over weten waar je je spontane ideeën opslaat zodat je die op het juiste moment bij de hand hebt. En ook dat leerde ik in het programma. Die spontane ideeën krijg je - per definitie - niet op een moment dat je daar tijd voor ingepland hebt. Je kunt daar niet voor gaan zitten. Ik had nooit gedacht dat grip op mijn mail automatisch ruimte zou geven voor iets anders, zoals strategisch denken."

De kracht van duidelijkheid

"Toen we mijn valkuilen in beeld brachten kwam ter sprake dat ik erg veel last heb van collega's die iets niet opleveren, dat ze wel toegezegd hebben. Jet vraagt dan ook hoe je daarmee omgaat, en of je anderen daarop aanspreekt. Zo leerde ik zelf ook duidelijker communiceren. In plaats van 's avonds thuis iets af te maken omdat ik denk dat het direct klaar moet zijn, communiceer ik nu wanneer ik ermee aan de slag kan. Dat kán ook, doordat ik baas over mijn tijd ben. En zo kan mijn laptop 's avonds in mijn tas blijven."

Over Instant Inspiratie:

Ik ontmoet door mijn Intens Productief programma heel wat geïnspireerde mannen en vrouwen, die de stap zetten om hun werk anders te organiseren. Vaak een grote stap, want ze willen daar eigenlijk helemaal niet mee bezig zijn. Eerst toegeven 'dat het anders moet' - is om te beginnen al best lastig. Met dit verhaal hoop ik je te inspireren. Om net als Nicolien en mijn andere deelnemers te kiezen voor meer ruimte. In je werk en in je leven.