Masja Overing – Head of People, Conduct & Communication/ Detecting Financial Crime bij ABN AMRO Bank N.V

In eerste instantie dacht ik dat Intens Productief voor beginnende leidinggevenden was. Ik werk al 15 jaar in leidinggevende functies, dus ik betrok het niet meteen op mezelf. Het verhaal van een collega, die al Intens Productief werkte, bleef me bij. Toen ging ik op vakantie. Ik realiseerde me, dat ik de tijd ervoor steeds meer op de verkeerde dingen aan had gestaan. Ik was brandjes aan het blussen en bezig met ‘achterafdingen’. Mijn energie ging te veel naar dingen waar het niet naartoe zou moeten.

Ik heb veel rollen in mijn functie. Tijdens die vakantie werd me duidelijk dat die weer versterkt mochten worden. Ik wilde mijn werkpatronen resetten. Mijn eigen gedrag veranderen. Vooral ook omdat ik als leidinggevende van grote teams, en met een groot stakeholderveld, met veel mensen samenwerk.

Mijn computer was geen hulpmiddel meer

‘s Ochtends zette ik mijn laptop aan en dan bepaalde dat ding mijn dag. Dat moet natuurlijk andersom. Dat vraagt een gedragsverandering. Bij Jet gaat het om handig organiseren, op basis ván die gedragsverandering. Het gaat verder dan de infrastructuur regelen. Het gaat erom je bewust te worden van jezelf en je ingesleten patronen.

Rollen als leider en coach moet je zelf mogelijk maken

Mijn kinderen zeggen wel eens ‘jouw werk bestaat uit de hele dag praten met mensen’. Dat klopt deels. In veel verschillende rollen, vanuit een brede verantwoordelijkheid, wil ik er zijn voor mijn team. Het is daarom nodig om mijn rol als leider en coach zelf mogelijk te maken.

Als leidinggevende ben ik manager, leider en coach. Als manager ben ik aan het coördineren, meebeslissen, regelen. Dat was ik vóór Intens Productief de hele dag aan het doen. Terwijl ik juist mijn rol als leider en coach meer wilde pakken.

In mijn portefeuille zit alles dat met mensen, management en organisatie te maken heeft; aannemen en opleiden van mensen, interne en externe communicatie, veranderprojecten, hr-vraagstukken. Ik wil mensen inspireren en een goed gevoel geven. Of achterhalen waarom mensen geen goed gevoel hebben. Ik ben mede-oplosser en ambassadeur.
Nu ik een systeem heb waarin ik snel zie waar mijn tijd en energie naartoe gaan, zie ik ook of ik voldoende aan elk van mijn rollen toekom. In mijn agenda zie ik aan de kleuren of ik bijvoorbeeld genoeg tijd heb besteed aan mijn leiderschapsrol. Ik ben minder aan het managen. En als leider en coach ben ik meer in contact met mijn team.

Leiders, maak ruimte voor je nieuwsgierigheid

Mijn talenten waren wat weggezakt. Daar wilde ik met Jet ook bij stilstaan. Voor je talenten moet je ruimte maken. Letterlijk. Een talent als creatief denken vereist ruimte in je hoofd. Ik wil dat voor mijn teams kunnen inbrengen. Dus moet ík die denkruimte creëren.
Hetzelfde geldt voor nieuwsgierigheid. Om een goede leider te zijn, moet je je nieuwsgierigheid inzetten. Door bijvoorbeeld oprechte vragen te stellen. Dat is een skill, maar je moet er ook bewegingsvrijheid voor hebben. Je moet niet worden opgeslokt door operationele zaken.
Voor mij is het heel belangrijk om mijn team leuk te vinden. Ik leer mijn mensen kennen door ze veel vragen te stellen. Dat vinden zij ook leuk, en je realiseert er groei mee. Je achterhaalt drijfveren, motivatie en hoe iemand in elkaar zit. Tegen andere leiders zou ik willen zeggen: Vraag jezelf af waar je oprecht nieuwsgierig naar bent in jouw mensen. Maak er tijd voor en durf ernaar te vragen.

Als leider ben ik er voor mijn team

Ik wil mensen raken met wat ik zeg. Ik wil ze ‘engagen’. Mensen mogen hulpvragen stellen, ze hoeven het niet alleen te doen. Daarom stimuleer en activeer ik samenwerking. Ik hoef niet de hele dag bij te dragen door zelf beslissingen te nemen. Dat kunnen mijn collega’s in de teams vaak veel beter dan ik. Soms is een functionele vraag stellen voldoende. Iemand dacht jou nodig te hebben, maar blijkt het dan zelf te kunnen. Als je dan terug reflecteert, kun je laten zien dat diegene zelf aan het ontwikkelen is. Het gaat mij niet om mij, het gaat mij om mijn team. Ik ben er om mijn team sterker en beter te maken. Hooguit gaat het om mij als ik een voorbeeld kan zijn.

Van ’wat’ naar ‘hoe’

Vaak zie ik dat managers ontzettend worden opgeslokt door dagelijkse activiteiten. Ze zijn inhoudelijk heel sterk. De focus ligt veelal op ‘wat’ hun mensen doen. Het gaat vaak over de performance; heb je dit of dat gerealiseerd?

Ik gun het hen om meer voldoening te halen uit het echte contact met hun teamleden. Dat kan door meer hoe-vragen te stellen. Hoe het met iemand gaat. Hoe iemand het werk ervaart. Of, waar iemand hulp bij nodig heeft. Zo laat je je teamleden groeien en haal je zelf meer voldoening uit je rol als leider. En door de sociale bekrachtiging kan de performance vaak zomaar stijgen.

Het helpt mij als anderen mijn doelen kennen

Ik schrijf regelmatig blogs voor mijn teams. Ik neem mensen mee in wat ik zie en probeer ze te inspireren. Soms met de nodige zelfspot, en door mezelf als voorbeeld te nemen. Zo heb ik geschreven over mijn deelname aan Intens Productief: “Jullie kennen mij als een grote chaoot, mails blijven liggen, ik hoop dat jullie verandering gaan zien.” Het helpt mij als anderen mijn doelen kennen. Ik doe dat ook als ik train voor een halve marathon. Ik vertel mijn omgeving dát ik het ga doen en wanneer.

Ideeën en reflectie tijdens het hardlopen

De ideeën voor mijn blogs komen vaak tijdens het hardlopen. In de ochtend maak ik nu ruimte om een opzet te maken en in de middag schrijf ik het dan uit.

Ik sta er als persoon sterker in als ik iedere dag reflecteer. Dat doe ik tijdens het hardlopen. Ik sport bijna dagelijks. Collega’s weten dat ook. Ze zagen me tijdens Covid wel eens in sportkleding aanschuiven. Maar hoe langer we thuiswerkten, hoe meer mijn agenda gevuld werd door anderen. Het hardlopen werd een race tegen de klok. Dat ging niet meer. Omdat sporten voor míj belangrijk is, is het dat ook voor anderen. Alleen al de ideeën waarmee ik vaak terugkom... Dus ik wist dat ik ook dát anders moest gaan inplannen.

In control over mijn eigen agenda

Nu ik Intens Productief werk ben ik in control over mijn eigen agenda. Er is minder ruimte voor anderen om de urgentie van een afspraak te bepalen. Dat doen we nu samen. We wegen bewust af of het vandaag moet, of dat het ook volgende week kan. Misschien moeten we ons nog beter voorbereiden? Of komen we erachter dat het helemaal niet met mij besproken hoeft te worden, maar met iemand anders. Ik heb overzicht en daardoor grip.

Mijn dagen waren gauw gevuld met inhoudelijke afspraken. Terwijl ik als verbinder contact wil maken via de as van de relatie, niet altijd via de inhoud. Nu heb ik hier meer ruimte en tijd voor. De inhoud komt vaak wel ter sprake. Omdat ik eerst een persoonlijke connectie maak, neemt ons oplossingsvermogen toe. We kunnen de inhoud daardoor beter beslechten.

Waar wil ik aan bijdragen?

Doordat ik stil heb gestaan bij de vraag ‘waar wil ik aan bijdragen?’ kan ik nu toetsen of ik mijn rollen invul zoals ik dat wil. Een van de antwoorden op die vraag, is de persoonlijke ontwikkeling van mijn teamleden. En ik wil mensen versterken. Ik reflecteer dan bijvoorbeeld op een coachinggesprek: heb ik écht achterover geleund en geluisterd, of zijn we toch over de inhoud gaan praten? Ik kijk vaker terug, én vooruit.

Zo start ik iedere dag om 8.00 uur met tijd voor mezelf. Vaak heb ik daarvoor al hardgelopen. Er staan tussen 8.00 en 8.30 uur geen afspraken meer in mijn agenda. Ik plan dan mijn dag. Zorg voor overzicht, bekijk waar mijn rustmomenten zitten. Waar gaat vandaag energie in zitten en waar mag het wat minder? Dat geeft zoveel rust. Ik plan vervolgens concentreerwerk in de ochtend en communiceerwerk in de middag. Dat past bij mij.

Je mag kiezen voor je eigen ruimte

Ik geef daarmee de boodschap aan mijn team ‘je mag kiezen voor je eigen ruimte’. Sommigen zijn blij dat ik vroeg in de ochtend geen afspraken meer inplan bij hén. Met anderen ben ik in gesprek gegaan. Ze vinden het heel goed. Het kan ook bevrijdend werken. Als je al 10 afspraken hebt op een dag, en je wil er een elfde aan toevoegen met mij… Dan zeg ik, heeft dat zin? Wat ga je er nog uithalen na 10 afspraken? Dat is voor jou én voor mij niet goed.

Mail snoozen doe ik niet meer

Een aantal collega’s reageerde met ‘wow, wat reageer je nu snel op e-mail!’. Voorheen zag ik alle mail die binnenkwam, ik klikte iedere mail even aan. Dan bedacht ik snel of het urgent was, of ik er iets mee wilde. De meeste mails bleven vervolgens staan in m’n inbox. Alsof je op de snooze knop van je wekker drukt. Met die mails zou ik later wel wat doen. Dat stapelde op. Soms raakten mails verloren. En in het weekend moest ik werken om m’n mail weg te werken.

Als je in een voorbeeldrol lang wacht met reageren, geef je anderen aan dat het oké is om dat te doen. Mijn eigen leidinggevende is heel sterk in het snel afhandelen van dingen. Dat is een voorbeeld voor mij. Dat werkt. Ik vind dat prettig.
Wat je geeft, krijg je terug. Ik wil dat mijn teamleden het ook prettig vinden om met mij samen te werken. Snoozen van m’n mail doe ik daarom niet meer. Dat is met een wekker ook niet effectief.

Als we bellen, praten we over andere dingen

Mails die ik aan anderen moet doorsturen, stuur ik sneller door. Dat is voor de ontvanger prettig, die is eerder op de hoogte. En voor mezelf… Eerder wilde ik altijd voorafgaand aan het doorsturen even bellen. Dat waren vaak ‘hakketak’-gesprekken, waarin je even snel doorneemt wat er ligt. Nu stuur ik de mails rechtstreeks door. En als we bellen praten we over andere dingen.

Mijn laptop gaat voor het weekend de kast in

In het weekend ben ik nu vrij. Mijn 3 kinderen weten dat ik mijn werk ontzettend leuk vind. Ze merken dat ik op vrijdag mijn laptop in de kast leg. Voorheen schoof ik ‘m naar het einde van de tafel, voor het weekend. Tijdens het avondeten was ik er met mijn aandacht soms niet bij. Nu vertel ik iets leuks over het werk. Mijn gezin merkt dat ik meer rust uitstraal.

Geen geeltjes meer op mijn dashboard; ik bel nu een vriendin

Ik ben niet alleen Masja in mijn functie. Ik ben ook moeder, gezinslid, partner, dochter en vriendin. En ik geniet van het leven. Ik geniet van gezond eten, sporten, buiten zijn. In het Intens Productief traject neem je dat allemaal mee. Je kijkt naar al je rollen. Welke rollen wil je meer aandacht geven? Ik ben op het werk in control en heb rust in mijn hoofd. Dat geeft me de gelegenheid om andere dingen te doen. Er zitten geen geeltjes meer op m’n dashboard, met zaken die ik onderweg nog telefonisch af moet handelen. Als ik in de auto zit, bel ik nu een vriendin.