Jet Hasper - Eigenaar Intens Productief

Weer een online meeting waar je gehaast en zonder (goede) voorbereiding aan begint. Je baalt van jezelf. Tijdens het overleg ben je afgeleid. Wanneer kom je aan werken toe? Het ene overleg is nog niet klaar, of het volgende vraagt al om aandacht. Je bent aanwezig, maar hoe zorg je ervoor dat je er ook écht bent?

Na ruim een jaar thuiswerken zie ik mijn deelnemers als nooit tevoren worstelen met te volle agenda’s. Je wilt aanwezig zijn, écht aanwezig. De hoeveelheid afspraken leidt echter tot iets anders. Je ergert je aan anderen, maar het gebeurt jou ook: Te laat komen, onvoorbereid zijn, afgeleid meeluisteren, afdwalen en je aan het einde van de dag uitgeblust voelen.

Anders krijg ik mijn werk niet af

Omdat je van meeting naar meeting raast probeer je het probleem (want dat is het!) tijdens de meetings op te lossen. Je werkt ‘stiekem’ een paar mails weg. Je to-do-lijst krijgt met een half oog een update. En je denkt: “Ik kan dit eigenlijk niet maken, maar ja, iedereen doet het. Anders krijg ik mijn werk niet af.”

Wat je doet, doe je hierdoor half

Het multitasken kost je bakken energie. Net als de ruis op de lijn, want je gesprekspartners zijn ook steeds afgeleid. Online vergaderen voelt vermoeiend en zinloos als de ander (of jijzelf) mentaal afwezig is. Maar je kunt het niemand kwalijk nemen. Het overkomt jou immers ook, toch?

Je bent wel online en wel in beeld, maar bén je er ook?

Je ziet in beeld al gauw dat iemand ‘eigenlijk’ iets anders zit te doen.

• Pop-ups en meldingen leiden je af.
• Je had te weinig tijd om je voor te bereiden, omdat de afspraken strak op elkaar gepland zijn (ik wil niet streng doen, maar door wie? Kom ik zo op terug).
• Tijdens het overleg zoek je naar een slimme plek voor je aantekeningen (in een mailtje, een notitie, een tekstbestand?), en weg ben je weer.
• Het overleg leidt tot een stroom aan ideeën en vervolgtaken, die je in de gauwigheid op een papiertje krabbelt….om ooit - als er tijd is - te verwerken naar…
• Door alle afleiding voel je je tekortschieten. Waar is mijn structuur? Hoe krijg ik energie in deze meetings? Je mijmert even, totdat je jouw naam hoort roepen. Wat vind jíj er nou van? Uhm, waarvan ook alweer?

Voor inspiratie moet iedereen écht aanwezig zijn

Als je goed voorbereid online komt, kun je de creatieve en inspirerende vibe creëren waar je naar verlangt. Vooruit kijken, plannen maken, goed denkwerk; dáár krijg je energie van. Maar dan moet je met je volle aandacht aanwezig zijn. Daarmee maak je het verschil tussen een vermoeiende bijeenkomst en een energiek overleg dat je enthousiast afsluit.

Stel jezelf daarvoor deze vragen:

1. Hoeveel procent van alle meetings waar je vandaag in zat, draagt bij aan wat jij wilt bereiken?

Stel dat jouw antwoord 40 procent is. Dan ben je 60 procent aan het uitzitten. Wil je dat wel? Zoals ik al zei, die afspraken ‘zijn’ niet gepland, die zijn ‘door iemand’ gepland. Door jou. Je accepteert of je weigert. Ik wéét dat dat moeilijk kan zijn. Hoe je daar beter in wordt? Ga door naar vraag 2.

2. Waar zeg je ‘ja’ tegen?

Het begint allemaal bij je inhoudelijke doelen. Dat waar je volmondig ‘ja’ tegen zegt. Ik help mijn deelnemers om maximaal 4 aandachtsgebieden of pijlers te kiezen (en dat lukt!). Als je die centraal stelt, heb je een toetsingskader voor alle vergaderverzoeken. Draagt die vergadering bij aan jóuw doelen? En waarom word je gevraagd? Omdat je karakter ‘handig’ is om erbij te hebben, of omdat je in de lead mag/moet zijn? Wees kritisch! Als gevolg creëer je ruimte in je agenda voor voorbereidingstijd, vervolgacties en nieuwe initiatieven. Tel uit je winst.

3. Wat vind jij wenselijk gedrag?

Stel, een collega mailt vroeg in de ochtend (vóór werktijd) een opzetje. “Alvast even gemaakt” (nóg vroeger in de ochtend). De vraag van je collega: of jij daar op korte termijn op kunt reageren. Je denkt: “Ik ben vandaag heel druk. Ik doe het ook maar even na werktijd, dan kan hij verder.”

Hier creëer je een probleem (overwerk) in een poging een ander probleem (te volle agenda) op te lossen. Wil je dat (écht)? Het antwoord kun je alleen zelf geven. Sta erbij stil voordat je in de loyale reactie-modus schiet. Want reactief gedrag dat je diep van binnen zelf niet eens oké vindt, gaat ten koste van je werkplezier.

4. Wat wil je (als organisatie) normaal vinden?

Voor je het weet verschuift de norm. Of ga je keuzes van anderen belonen, terwijl je die diep van binnen onwenselijk vindt:

1. Een afspraak accepteren terwijl je daar eigenlijk tijd had geblokt 'om te werken'.
   Omdat weigeren ook energie kost ("Wanneer kun je dan wél?").
2. Een afspraak inplannen zonder je te verdiepen in de agenda's van de genodigden.
   Omdat je te weinig tijd hebt om jouw eigen initiatieven passend in ieders agenda te krijgen.

Het zijn twee zijdes van dezelfde medaille. Heel begrijpelijk, maar het kan en moet écht anders. Dit vind jij toch ook niet normaal?

Bespreek en beïnvloed jullie 'etiquette'

Samen kun je de norm opnieuw vaststellen door erover te praten. En je beïnvloedt de etiquette met jouw eigen werkwijze. Collega's van mijn deelnemers vragen hen hoe ze het voor elkaar krijgen om iets af te hebben, of om voorbereid en op tijd klaar te zitten. Zij zien inspirerend voorbeeldgedrag. Je valt (helaas) al gauw op als jij wél de tijd hebt genomen om een kick-off goed afgestemd in ieders agenda te krijgen.

Ter inspiratie daarom de wensen die mijn deelnemers realiseren (waarmee zij de etiquette positief beïnvloeden).

• Mijn werk naar een hoger plan tillen; boven de dagelijkse drukte uitstijgen.
• Overdag ruimte hebben om mijn werk te doen (binnen werktijd).
• Zien ‘wat niet gedaan is’ en (ook) dat kunnen bespreken met elkaar.
• Overzicht over mijn aantekeningen, acties en prioriteiten.
• Contact met collega's om eens te vragen hoe het gaat.
• Alleen afspraken die bijdragen aan mijn doelen.
• Mijn afspraken nakomen en op tijd zijn.
• Maximaal x overlegtijd per dag.
• Altijd goed voorbereid zijn.

Mijn deelnemers bewijzen: je kán het al

Dat jij al aanwezig kán zijn (maar het nog niet lukt), zie ik bij mijn deelnemers. Allemaal verlangen ze als nooit tevoren naar ruimte in hun agenda. Ze zijn zo gemotiveerd om hun werkwijze te verbeteren, dat onze sessies (ineens) barsten van de focus. Mijn deelnemers zijn écht aanwezig, voorbereid en komen op tijd. Waar ze naar verlangen, zit er al lang in. De vraag is: hoe breng je het in praktijk?

Begin klein

Praat erover met je collega's. Ze zullen je dankbaar zijn.