Zonder te leren 'hoe'. Vermoedelijk word je daardoor geleefd door je mail. Gelukkig biedt Outlook heel veel handigheidjes om jou grip op je mail te geven.

Ken de mogelijkheden

Om je mail goed in te richten en gebruik te maken van de opties voor mail, taken en agenda moet je die opties kennen. Je begint jouw dag het productiefste door eerst je mailbox te legen. Je beantwoordt mails alleen als dat in 2 minuten kan. De rest gaat naar je takenlijst.

Je begint bovenaan je inbox en per mail vraag je jezelf af:

Kan ik deze mail in 2 minuten beantwoorden?

1. Ja --> Direct doen!
2. Nee --> Sleep de mail naar taken. Formuleer je actie duidelijk en bepaal de deadline.

Verplaatsen naar taken kan heel eenvoudig door de mail te slepen naar het pictogram Taken via de balk onderin je scherm. Je mail verschijnt vervolgens als taak in To Do, en vanaf daar verplaats je de actie naar de juiste lijst (pijler).

Lekker Backspacen

Na de vraag 'kan ik deze mail in 2 minuten beantwoorden', staat de mail nog steeds in je inbox. Met een simpele Backspace verplaats je jouw mail naar het Archief; een standaard map in Outlook. Dat is feitelijk de enige map die je nodig hebt voor al jouw mail. Omdat je taken nu in To Do staan, heb je geen ingewikkelde mappenstructuur meer nodig om je mails te archiveren. Je hoeft niet meer na te denken over wáár je die mail archiveert, en je hoeft niet meer na te denken over de (steeds verouderende) mappenstructuur. Dat scheelt! Minder afleiding, meer focus.