Wat zijn je doelen? Ben je verantwoordelijk voor een bepaald resultaat? Werk je met een jaarplan? Waar word je op beoordeeld? Zomaar een paar vragen waar je 'eeuhhm even denken' op zou kunnen antwoorden. En die er dan op wijzen dat de waan van de dag overheerst...

Als je ten minste wekelijks - en liefst dagelijks - jouw doelen voor ogen hebt, belanden er heel wat minder apen op je schouder. Nee zeggen, wordt makkelijker. Je hebt dan namelijk een inhoudelijke reden. En al is 'nee ook gewoon een antwoord', het praat wel lekker als je 'm kunt motiveren.

Maar hoe bepaal je nou je doelen? Volg daarvoor deze vier praktische stappen:

Stap 1: Wat doe ik allemaal?

Maak een lijst van alles dat nu in je 'systeem' zit. Pak een groot (A3-)vel. Het hoeft er niet netjes uit te zien en alles mag door elkaar staan.Als jouw dagelijkse acties en taken schrijf je op. Wat doe je in een week? Alles waarvan je denkt dat je het moet doen, komt op deze lijst. Probeer mega compleet te zijn. Alle structuren, alle overleggen, alle projecten, alle teams, alle taken, alle verantwoordelijkheden schrijf je op.

Stap 2 Waar draagt het aan bij?

Pak nu je doelen, KPI's of resultaatgebieden erbij. Ook de missie van de organisatie of van jouw team kan bij deze stap behulpzaam zijn. Als je ten minste wekelijks - en liefst dagelijks - jouw doelen voor ogen hebt, belanden er heel wat minder apen op je schouder. 'Nee' zeggen wordt makkelijker en je maakt proactief handelen mogelijk. Schrijf in een aantal kernwoorden jouw huidige (functionele) doelen op een nieuw groot vel papier. Bewaar op het vel ruimte voor stap 3.

Stap 3 Waar wil ik zelf aan bijdragen?

Toets je werk (van stap 1 en 2) nu aan je eigen doelen. Je stelt jezelf de vragen: Waar wil ik aan bijdragen (jouw missie)? Waar sta ik voor (jouw waarden)? Waar ga ik voor (jouw passie)? Waar doe ik het voor (jouw doelen)? Leef je weer uit. Werk met kleur en probeer alles dat in je opkomt op te schrijven. Het hoeft er wederom niet mooi uit te zien, het gaat om het inzicht dat je hiermee vergaart. Vind je de vragen lastig te beantwoorden? Dan kan deze vraag je helpen: 'Waar kom ik te weinig aan toe / waar wil ik meer tijd en ruimte voor hebben?'

Stap 4 Bepaal je doelen

Om uit de waan van de dag te komen, is het heel belangrijk dat jij vanuit jouw doelen werkt. De laatste stap is dan ook dat je stap 1, 2 en 3 vertaalt naar iets concreets, waar je dagelijks houvast aan hebt. Je bepaalt nu waar het voor jou en in jouw functie echt om draait. Je formuleert daarvoor vier pijlers die als kapstokjes fungeren.

Hoe ga je te werk?

Bepaal op basis van stap 1, 2 en 3 wat jouw vier pijlers (thema's of categorieën) zijn. Het mogen er minder zijn dan vier, maar niet meer! Dit is voor onze deelnemers vaak de moeilijkste stap, omdat het in eerste instantie onmogelijk lijkt om alles dat je bij stap 1 opgeschreven hebt onder vier pijlers kwijt te kunnen. Bedenk dan dit: alles dat je niet kwijt kunt onder een pijler mag van jouw lijstje af. Je kunt dat nu delegeren, afstoten, afronden en loslaten, of er gewoon 'nee' tegen zeggen.

Kies voor elke pijler een kleur. Schrijf je pijlers in 4 kleuren in grote letters op een nieuw vel papier. Dit is de houvast voor jouw nieuwe werkstijl. Voor het gemak zet je de thema's en projecten die daaronder vallen in dit overzicht. Dan weet je hoe je het bedacht had.

Vanaf nu toets je alles dat er op je afgevuurd wordt aan een pijler, vóórdat je met een reactie komt. Welke to do's passen wel en welke niet bij je doelen? Doe dit vanaf nu met alles dat op je afkomt. Als het niet binnen je doelen past, hoort het niet bij jou thuis.

Je kunt nu vaste blokken in je agenda indelen, die de naam van een pijler krijgen. In zo'n blok werk je aan die pijler, en nergens anders aan. De pijlers kunnen we ook vertalen naar je e-mail, zodat je niet meer vanuit je mail werkt.