Tijd voor bevlogenheid | Al jouw taken op één actielijst

Tijd voor bevlogenheid | Al jouw taken op één actielijst

Je wilt je werk met een gerust hart loslaten voordat je op vakantie gaat. En je wilt na de vakantie uitgerust en vol frisheid aan een nieuw jaar beginnen. Vrij van buikpijn en onrust. Opgewacht door 1 opgeruimde takenlijst waar ál (!) jouw actiepunten op staan. Laat die eerste post-vakantie-werkdag maar komen. Jij bent er klaar voor!

Er is echter een grote kans dat jij vanuit je mail werkt. Met losse notitieboekjes, een (thuis)kantoor vol post-its en een heel vol hoofd dat alles probeert te onthouden. Je actiepunten vind je overal, en nergens.

Sinds we massaal in Teams werken, hebben we er nóg een plek voor actiepunten en taken bij gekregen. Taken die in de chat verzanden en steeds verder wegzakken. Terwijl ze op jouw to-dolijst horen te staan.

Hoe zou het zijn? Al jouw acties altijd op 1 plek...

Als ik mijn deelnemers na de Intens Productief training vraag wat hen het meest geholpen heeft, is het antwoord bijna altijd:

"Dat ik al mijn actiepunten op 1 plek heb."

Jet Hasper  024  Ella Kragt Fotografie

Wat een overzicht, wat een rust

Mails, spontaan bedachte acties, telefonische verzoeken, taken vanuit een gespreksverslag: als je Intens Productief werkt krijgen ze allemaal een plek in Microsoft To Do. Dat wil zeggen, nadat jij eerst getoetst hebt of het wel bij jou thuishoort. Deze Office365-applicatie is de spil van Intens Productief werken. Hier vinden mijn deelnemers ál hun taken terug. Op 1 plek dus. Geen notitieboekjes, geen mails aan jezelf, geen taken in je agenda (die alle gevoel van ruimte eruit persen). Ik richt met mijn deelnemers hun systeem zo in dat To Do, Outlook en OneNote snel en slim met elkaar samenwerken.

"Ik zet die vraag aan jou wel even in de chat (van onze Teams meeting)."

"Help, vroeg iemand in die meeting van gisteren nou iets aan mij (in de chat)?"

Al je actiepunten op 1 plek

Teams heeft een handige mogelijkheid om een actiepunt direct naar To Do te verplaatsen.

  1. Ga naar een chatbericht (met daarin een taak voor jou)
  2. Klik rechtsboven in de chat op de 3 puntjes (naast de emoticons)
  3. Kies voor Meer acties en kies Taak maken
  4. Verander de onderwerpregel; formuleer je actie.
  5. Kies je de juiste lijst (via Maken in).
  6. Kies de prioriteit (! Belangrijk = ster in To Do)

Voor iedereen die in Teams werkt, maar (nog) niet Intens Productief: jou wil ik inspireren tot werken met één actielijst. Nu je ook vanuit Teams taken naar To Do kunt verplaatsen, kan het een mooi moment zijn om hiermee aan de slag te gaan. Zeker nu de vakantie start. Je komt veel prettiger terug als je weet dat alles op jouw (enige) actielijst staat. En zo ga je met een gerust hart, een leeg hoofd en een opgeruimd gevoel het nieuwe jaar in.

Hoe je dat doet als je Intens Productief werkt? Nou, zo:

  • Je sluit een Teams meeting af. In de chat staat een actiepunt voor jou. De inhoud past bij jouw eigen aandachtsgebieden (ook wel pijlers) en je hebt al toegezegd. Je gaat naar de Teams chat en volgt het stappenplan. Nu staat je actiepunt op jouw To Do. Het is uit je hoofd en staat klaar om op te pakken op het juiste moment. Top!
  • Er komt een mail binnen. Je wilt ‘m beantwoorden. De inhoud past bij jouw pijlers. Dat gaat alleen wel even duren, dus dit wordt een actiepunt. Jij bent namelijk uit de waan van de dag gestapt en werkt niet meer reactief. Een simpele handeling (slepen naar het taakicoon onderin Outlook) en de mail staat als actiepunt op jouw To Do. Jij pakt ‘m op zodra je gaat werken aan de pijler waar hij bij hoort (je bent ook Baas over je tijd, maar dat is een ander verhaal). Nog een eenvoudige backspace en de mail is weg uit je inbox. Wat een ruimte.
  • Een collega belt. Of je iets kan doen voor project Y. Vrijdag, zeg je, want dan werk ik aan de pijler waar project Y onder valt. Je zit achter je laptop, gaat naar To Do, noteert het als een actiepunt: ‘Iets doen voor project Y / vrijdag’. Je geeft de taak een ster. Zo, die staat genoteerd om deze week op te pakken.
  • Je bedenkt je ineens iets, ’s avonds op de bank. Nu is niet het moment. Dit wordt een actiepunt voor morgen. Je pakt je mobiel en opent de To Do-app. Je zet het als een actiepunt op de lijst van de betreffende pijler (bijvoorbeeld pijler Samenwerken: ‘Collega A bellen om te vragen naar Y / na de vakantie’). Klaar. Rust in je hoofd.

Over vakantie gesproken; vergeet niet je out-of-office melding aan te zetten! Je kunt deze ook aanzetten in Teams. Ga daarvoor naar je profiel(foto) rechts bovenin (of de 3 puntjes ernaast). Kies voor Instellingen / Algemeen en onder het kopje Niet aanwezig stel je je automatische antwoorden in.

Janet Nijsten

Dit programma heeft mij veel rust gebracht in mijn hoofd, focus op mijn activiteiten, geleerd wat vaker nee te zeggen en prio's te stellen. Lees meer

Janet Nijsten - Manager EDR KYC ABN AMRO Bank N.V.
Anita Verbeek

​Deze werkwijze zorgt ervoor dat je overzicht en focus hebt. Lees meer

Anita Verbeek - Relatiemanager Commercial Banking sector Retail
Kim Rikken

Een betere besteding van opleidingsbudget had ik mij niet kunnen wensen!​ Lees meer

Kim Rikken - Sr. Client Partner Presenter
Annelies Piket - van Winden

​Van tevoren dacht ik dat Intens Productief meer een programma zou zijn om mijn mailbox te ordenen. Maar het is zoveel meer dan dat! Lees meer

Annelies Piket - van Winden - Adviseur Inkomen & Vermogen bij ABN AMRO Bank
Marc van Iersel

Dit is eigenlijk een must voor iedereen! Lees meer

Marc van Iersel - Business Consultant Performance PeBa & CC ABN AMRO.
Judith van ‘t Loo

Jet heeft mij tijdens het programma de juiste vragen gesteld en mij echt aan het denken gezet. Het heeft mij, naast rust en productiviteit vooral inzicht gebracht. Lees meer

Judith van ‘t Loo - Relatie Manager bij ABN AMRO Bank N.V.
Judith Visser

Ik had niet durven hopen dat de verandering en het effect zo groot zouden zijn. Lees meer

Judith Visser - Branchmanager Adecco Top Secretaries
Hilde Jaarsma

Samen met trainer/coach Jet Hasper is mijn agenda aangenamer, mijn hoofd helder en voel ik me meer baas over mijn agenda. Lees meer

Hilde Jaarsma - Skill lead DBZ bij ABN AMRO Bank N.V.
Louise Meijer

Mijn verslaafd-aan-werken-collega veranderde in een relaxte collega die alles ruim van tevoren op orde had. Toen werd ik nieuwsgierig! Lees meer

Louise Meijer - Manager klantondersteuning MKB banking bij ABN AMRO Bank N.V.
Leyla Roosen

Ik leer te genieten van wat ik bereik in mijn werk, dankzij Intens Productief Lees meer

Leyla Roosen - Consultant Cultuur & Transitie ABN Amro Bank N.V.
Nicolien Linkels

Ik had nooit gedacht dat grip op mijn mail automatisch ruimte zou geven voor iets anders, zoals strategisch denken. Lees meer

Nicolien Linkels - Manager klantondersteuning MKB banking bij ABN AMRO Bank N.V.
Corrinne Nederstigt

Mijn nieuwe motto is: Druk zijn is niet sexy, rustig en in control zijn wel. Lees meer

Corrinne Nederstigt - HR adviseur Louwman Holdings B.V.
Ronald Peulen

Jet heeft mij weten te overtuigen waarom structuur belangrijk is. Ik ben nu een betere professional voor mijn opdrachtgever. Lees meer

Ronald Peulen - Consultancy and Support Commercial Banking bij ABN AMRO Bank N.V.
Patricia Muller

De mogelijke resultaten van het programma klonken bijna te mooi om waar te zijn. Toch bleek het echt te werken. Lees meer

Patricia Muller - Financieel Specialist Medisch en Vrije Beroepen en DGA's bij ABN Amro Bank N.V.

Nu ik grip heb, sta ik nog steeds klaar voor anderen, maar ik word er niet meer door geleefd. Lees meer

Guler Cakir-Kilickaya - Management Assistent bij ABN Amro Bank N.V.
Rob Weijschede

Lees meer

Rob Weijschede - IT Platform Manager - Workplace Tooling bij Signify
Tessa Steennis

Door de manier van Intens Productief blijf ik met hoofd erbij, het is een prettige stok achter de deur en precies op maat voor mij. Lees meer

Tessa Steennis - Staffunctionaris Innovatie & Beleid ContourdeTwern, Tilburg
Tomas Dankers

Ik heb er nu nog iedere dag plezier van. Ik kan het iedereen aanraden. Lees meer

Tomas Dankers - Digitaal strateeg Have a Nice Day, 's-Hertogenbosch
Cynthia van Wachem

Nu ik zie hoe veel efficiënter ik mijn werk kan organiseren, zou ik iedereen aanbevelen om dit te gaan doen. Het geeft rust en ruimte! Lees meer

Cynthia van Wachem - Communicatieadviseur Gezond Werken in de Zorg, Apeldoorn
Liesbeth van Dijk

Met deze werkwijze wordt je manager ondersteunen wel heel makkelijk!   Lees meer

Liesbeth van Dijk - Managementassistent Sociaal Domein a.i.
Mieke Mooren

Ik ben verrast door wat ik in 10 sessies over mezelf, maar vooral ook over de zeer werkbare toepassingen, heb geleerd. Lees meer

Mieke Mooren - Klantadviseur
Yvonne van den Elshout

Ik zou Intens Productief iedereen aan willen raden! Echt super deze manier van werken! Lees meer

Yvonne van den Elshout - Adviseur Inkomen en Vermogen

Direct een sessie inplannen?

Oriënteer je je graag uitgebreid? Bespaar dan tijd en plan nu kosteloos een Intens Productief proefsessie.

Liever eerst overleggen met je werkgever? Download dan de pdf.

Plan je sessie in met Jet PDF voor je werkgever