Jet Hasper - Intens Productief

Je wilt je werk met een gerust hart loslaten voordat je op vakantie gaat. En je wilt na de vakantie uitgerust en vol frisheid aan een nieuw jaar beginnen. Vrij van buikpijn en onrust. Opgewacht door 1 opgeruimde takenlijst waar ál (!) jouw actiepunten op staan. Laat die eerste post-vakantie-werkdag maar komen. Jij bent er klaar voor!

Er is echter een grote kans dat jij vanuit je mail werkt. Met losse notitieboekjes, een (thuis)kantoor vol post-its en een heel vol hoofd dat alles probeert te onthouden. Je actiepunten vind je overal, en nergens. Na de vakantie een drama om te starten!

Sinds we massaal in Teams werken, hebben we er nóg een plek voor actiepunten en taken bij gekregen. Taken die in de chat verzanden en steeds verder wegzakken. Terwijl ze op jouw to-dolijst horen te staan.

Hoe zou het zijn? Al jouw acties altijd op 1 plek...

Als ik mijn deelnemers na de Intens Productief training vraag wat hen het meest geholpen heeft, is het antwoord bijna altijd:

"Dat ik al mijn actiepunten op 1 plek heb."

Wat een overzicht, wat een rust

Mails, spontaan bedachte acties, telefonische verzoeken, taken vanuit een gespreksverslag: als je Intens Productief werkt krijgen ze allemaal een plek in Microsoft To Do. Dat wil zeggen, nadat jij eerst getoetst hebt of het wel bij jou thuishoort. Deze Office365-applicatie is de spil van Intens Productief werken. Hier vinden mijn deelnemers ál hun taken terug. Op 1 plek dus. Geen notitieboekjes, geen mails aan jezelf, geen taken in je agenda (die alle gevoel van ruimte eruit persen). Ik richt met mijn deelnemers hun systeem zo in dat To Do, Outlook en OneNote snel en slim met elkaar samenwerken.

"Ik zet die vraag aan jou wel even in de chat (van onze Teams meeting)."

"Help, vroeg iemand in die meeting van gisteren nou iets aan mij (in de chat)?"

Al je actiepunten op 1 plek

Teams heeft een handige mogelijkheid om een actiepunt direct naar To Do te verplaatsen.

1. Ga naar een chatbericht (met daarin een taak voor jou)
2. Klik rechtsboven in de chat op de 3 puntjes (naast de emoticons)
3. Kies voor Meer acties en kies Taak maken
4. Verander de onderwerpregel; formuleer je actie.
5. Kies je de juiste lijst (via Maken in).
6. Kies de prioriteit (! Belangrijk = ster in To Do)

Voor iedereen die in Teams werkt, maar (nog) niet Intens Productief: jou wil ik inspireren tot werken met één actielijst. Nu je ook vanuit Teams taken naar To Do kunt verplaatsen, kan het een mooi moment zijn om hiermee aan de slag te gaan. Zeker nu de vakantie start. Je komt veel prettiger terug als je weet dat alles op jouw (enige) actielijst staat. En zo ga je met een gerust hart, een leeg hoofd en een opgeruimd gevoel het nieuwe jaar in.

Hoe je dat doet als je Intens Productief werkt? Nou, zo:

• Je sluit een Teams meeting af. In de chat staat een actiepunt voor jou. De inhoud past bij jouw eigen aandachtsgebieden (ook wel pijlers) en je hebt al toegezegd. Je gaat naar de Teams chat en volgt het stappenplan. Nu staat je actiepunt op jouw To Do. Het is uit je hoofd en staat klaar om op te pakken op het juiste moment. Top!
• Er komt een mail binnen. Je wilt ‘m beantwoorden. De inhoud past bij jouw pijlers. Dat gaat alleen wel even duren, dus dit wordt een actiepunt. Jij bent namelijk uit de waan van de dag gestapt en werkt niet meer reactief. Een simpele handeling (slepen naar het taakicoon onderin Outlook) en de mail staat als actiepunt op jouw To Do. Jij pakt ‘m op zodra je gaat werken aan de pijler waar hij bij hoort (je bent ook Baas over je tijd, maar dat is een ander verhaal). Nog een eenvoudige backspace en de mail is weg uit je inbox. Wat een ruimte.
• Een collega belt. Of je iets kan doen voor project Y. Vrijdag, zeg je, want dan werk ik aan de pijler waar project Y onder valt. Je zit achter je laptop, gaat naar To Do, noteert het als een actiepunt: ‘Iets doen voor project Y / vrijdag’. Je geeft de taak een ster. Zo, die staat genoteerd om deze week op te pakken.
• Je bedenkt je ineens iets, ’s avonds op de bank. Nu is niet het moment. Dit wordt een actiepunt voor morgen. Je pakt je mobiel en opent de To Do-app. Je zet het als een actiepunt op de lijst van de betreffende pijler (bijvoorbeeld pijler Samenwerken: ‘Collega A bellen om te vragen naar Y / voor donderdag’). Klaar. Rust in je hoofd.